• Jules

Comment garder contact avec un travailleur absent

Parfois, un travailleur doit s'absenter de son poste sur une période donnée pour des raisons bien justifiées. Même s'il n'aurait peut-être pas voulu être dérangé durant son éloignement, vous devez garder le contact avec lui.

Pourquoi ? Tôt ou tard, il devra reprendre son service. Rester en communication avec lui pendant son incapacité facilitera donc sa réintégration et lui donnera de la valeur. Ainsi, il sera plus motivé quand il reviendra.La communication avec le travailleur révélera aussi les causes de son absence si elles sont d'ordre professionnel. L'employeur pourra alors les corriger dans la mesure du possible afin qu'il se sente à l'aise au retour.

Comment rester alors en contact avec lui durant sa période d'absence ?

La communication dans ce contexte se gère en trois étapes : laisser partir le travailleur dans les meilleures conditions possible, limiter l'éloignement pendant l'absence, le réintroduire à son poste de travail à son retour. On vous en dit plus dans la suite de l'article.


Avant le départ du travailleur en convalescence


Pour bien communiquer avec un travailleur qui s'absentera temporairement, c'est avant son départ que les jalons se poseront. Ainsi, il pourra partir dans les meilleures conditions. Pour y arriver, vous devez lui fournir les renseignements qu'il est en droit de connaître et l'écouter patiemment. Comment faut-il s'y prendre ?


Informer le travailleur des impératifs liés à son départ


Lorsqu'il vous contacte au début de son incapacité, informez-le des procédures liées à son absence. Par exemple, dites-lui qui prévenir et comment aborder cette personne. Fournissez des détails sur la transmission de son certificat. Et si vous pensez que son incapacité fera l’objet d’un Check, avertissez-le immédiatement. Ceci lui évitera des surprises désagréables ou de mauvaises interprétations.


Call to action : les bonnes pratiques d’un Check


Vous pouvez aussi lui demander d'informer directement son supérieur pour le prévenir de son absence. Ce dernier pourra donc prendre les mesures qui s'imposent pour réorganiser le travail après le départ du travailleur. Pourquoi faut-il nécessairement suivre toutes ces étapes ? La raison est que grâce à ces mesures, le travailleur pourra bien passer sa période d'incapacité, surtout s'il est convalescent.


Se rendre disponible pour l'écouter


Durant toutes les phases de cette première étape, le travailleur doit sentir qu'on l'écoute et qu'on le comprend. Il n'aura alors aucun mal à vous faire confiance et à parler franchement de ses éventuels problèmes professionnels. Pour cela, il faut :

  • Résister à l'envie de lui couper la parole pendant qu'il s'exprime

  • Lui montrer que vous vous intéressez à son absence

  • Le rappeler si, entre-temps, vous n'avez pas pu le contacter au téléphone

  • Éviter les réactions et les commentaires qu'il pourrait mal interpréter

Si vous vous conduisez ainsi avec lui, vous établissez une relation de confiance saine. Il comprendra que vous lui voulez du bien et ce sera plus facile de le contacter pendant son absence.


Maintenir le contact durant l'incapacité au travail


Après le départ du travailleur, il faut anticiper son retour au travail. Pour cela, gardez le contact avec lui. Cela peut se faire de deux manières différentes. Vous devez vous intéresser personnellement à lui et amener ses collègues à en faire autant.


S'intéresser au travailleur


Pour lui manifester de l'intérêt individuellement, appelez-le de temps en temps. Cela réduira son sentiment de solitude et conservera son lien avec l'environnement professionnel. Informez-le des nouvelles liées aux activités de l'entreprise. Il est possible de le faire en lui envoyant le journal du personnel de l'établissement ou une newsletter interne par exemple.


Impliquer ses collègues


Dans une entreprise, les travailleurs forment une famille. Et si l'un d'eux est en incapacité, l'intérêt que ses collègues lui portent lui fera un grand bien. Pour cette raison, il faut les impliquer dans le processus. Demandez à l'un d'eux de prendre de ses nouvelles. Ainsi, il ne se sentira pas oublié pendant son absence et il verra qu'il compte pour l'entreprise et ses collaborateurs.

Vous pourriez même profiter de ces moments de confiance pour chercher à connaître avec tact les raisons de son absence. L'objectif sera bien sûr de déceler des causes qui pourraient dépendre de son travail.

Mûrissez bien vos questions pour éviter les malentendus. Cela l'empêchera de penser que vous doutez de sa maladie si c'est la raison de son absence. Et si vous identifiez un problème, rassurez-le. Montrez-lui que vous vous y intéressez pour pouvoir l'aider dans son travail.


Les mesures à prendre au retour de convalescence


Après son rétablissement, lorsque le travailleur absent est de retour, il faut enclencher la dernière étape des actions à mener. Ici, l'objectif doit être de l'aider à éviter une rechute, surtout si son incapacité dépendait de son travail. Montrez-lui donc les nouvelles améliorations effectuées pour qu'il puisse travailler dans de bonnes conditions.

S'il a été absent pour des raisons de santé, présentez-lui les adaptations apportées à son travail pour lui faciliter les choses.


Organiser un entretien de retour


Pour faciliter la reprise des activités du travailleur, prévoyez un entretien avec lui aussitôt après son retour. Ce sera utile pour :

  • Connaître son état de santé physique et mental

  • L'informer sur d'éventuels changements au sein de l'entreprise, ou concernant son travail

  • Lui expliquer les conséquences de son absence sur la société, l'organisation du travail, ses collègues ou son service

Vous pourrez également profiter de cette occasion pour lui dire qu'il a manqué à l'entreprise et qu'il y est important.


Maintenir le dialogue avec le travailleur


L'entretien de retour permettra au travailleur de se rendre compte que sa place est toujours dans l'entreprise. Mais il est aussi important de maintenir le dialogue avec lui jusqu'à ce qu'il s'intègre complètement. Vous pouvez donc l'encourager à vous contacter s'il rencontre un problème. Cela vous permettra d'anticiper une nouvelle absence et de l'éviter.

De plus, faites comprendre au travailleur qu'il est écouté et qu'on prend son avis en compte. Il se sentira plus à l'aise et saura que vous reconnaissez qu'il est aussi un maillon important dans la société.

En définitive, il est très avantageux de garder le contact avec un travailleur qui doit s'absenter. Vous y arriverez en l'aidant à bien préparer son départ, en conversant avec lui durant l'éloignement et en restant abordable à son retour. Ainsi, il lui sera plus facile de donner le meilleur de lui-même au travail.


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