SITE Strip Background.png

NL / FR

Het verzuimgesprek: voor wie, waarom en hoe?

Het kan moeilijk zijn om het verzuim-thematiek met uw medewerkers te behandelen. Wanneer men echter met frequente afwezigheden geconfronteerd wordt, is het van essentieel belang om dit verzuim te contextualiseren. Er moet dan verder bepaald worden of deze afwezigheden verband houden met de arbeidsomstandigheden van de werknemers en oplossingen vinden om deze te verhelpen.

Medicheck verstrekt een overzicht van hoe je een verzuimgesprek kunt voeren en om welke redenen je zulke conversatie best overweegt.

Waarom een verzuimgesprek houden?

Elk jaar neemt het aantal afwezigheden, als gevolg van fysieke of psychische stress op de werkplek, toe.


Het verzuimgesprek is cruciaal omdat u hiermee de oorzaken van de frequente afwezigheden van uw werknemers kunt vaststellen. Verder kunt u ook bepalen of de afwezigheden van werknemers verband houden met werkomstandigheden of met periodieke gezondheidsproblemen die u kunt beïnvloeden.


Dit onderhoud is ook een gelegenheid om aan de werknemer uit te leggen welke moeilijkheden door zijn of haar afwezigheden worden teweeggebracht. Enerzijds hebben de frequente afwezigheden van een werknemer een impact op zijn directe medewerkers. Ze moeten zich reorganiseren om de taken van de afwezige te integreren in hun dagelijks werk. Deze voortdurende aanpassingen kunnen een belangrijke oorzaak zijn van vermoeidheid, ontmoediging en stress voor werknemers die wel aanwezig zijn.


Anderzijds lijdt de organisatie van het bedrijf ook onder zijn of haar herhaalde afwezigheden. Deze brengen aanzienlijke kosten met zich mee en kunnen leiden tot reputatieschade voor de onderneming in geval van vertragingen of moeizame samenwerking met klanten.
Ten slotte kan dit moment van uitwisseling ook een gelegenheid zijn om de werknemer bewust te maken van de frequentie van zijn of haar afwezigheden. 

Voor welke medewerker?

Sommige medewerkers zullen nooit met een verzuimgesprek geconfronteerd worden omdat zij nooit of zeer zelden afwezig zijn. Over het algemeen gaat men ervan uit dat de helft van de werknemers nooit afwezig is.  


Verzuimgesprekken moeten daarom alleen betrekking hebben op werknemers die frequent of langdurig afwezig zijn en een probleem vormen voor de onderneming.


De criteria op grond waarvan u een verzuimgesprek organiseert, hangen af van u, de realiteit van het terrein en uw ervaring. Wij raden u aan uw beslissing te baseren op objectieve en gekwantificeerde gegevens die u in staat stellen een eerlijke behandeling van al uw medewerkers te garanderen. 


Een verzuimgesprek kan ook systematisch georganiseerd worden voor werknemers die terugkeren van een afwezigheid van meer dan een maand. Deze bijeenkomst is dan een herintegratie-instrument voor de werknemer en helpt het risico op herval te verminderen.

Wanneer organiseer je een dergelijk onderhoud?

Het verzuimgesprek moet plaatsvinden wanneer de werknemer naar het werk terugkeert. Het is van essentieel belang dat de nodige tijd voor deze uitwisseling wordt uitgetrokken. Het meest geschikte moment zal dus afhangen van uw respectieve agenda's en zal niet altijd samenvallen met de dag van de terugkeer naar het werk.


Wij raden u af dit gesprek tijdens de arbeidsongeschiktheid van de werknemer te voeren. Het is belangrijk dat werknemers de kans krijgen om uit te rusten en de periode van arbeidsongeschiktheid te benutten om te herstellen en in de best mogelijke omstandigheden terug te keren. Dit betekent echter niet dat het verboden is contact op te nemen met afwezige werknemers. Integendeel, in sommige gevallen kan het onderhouden van contact zelfs de terugkeer op het werk vergemakkelijken en het risico van herval verminderen.

Wilt u weten wat u kunt doen om in contact te blijven met een afwezige werknemer?

Welke onderwerpen moeten besproken worden?

Denk eraan dat het doel van dit gesprek er in bestaat de redenen van de afwezigheden te begrijpen en oplossingen te vinden om de situatie voor de werknemer, zijn medewerkers en het bedrijf te verbeteren. Neutraal blijven is dus essentieel.


Het kan interessant zijn om te beginnen met de verzuimcijfers van de werknemer op een feitelijke manier te presenteren. Het is namelijk vaak zo dat werknemers zich gewoon niet bewust zijn van de hoeveelheid en de frequentie van hun afwezigheden. Dit interview kan dus een gelegenheid zijn om het bewustzijn van de werknemer rond  zijn of haar afwezigheden aan te wakkeren.


U kunt dan spreken over de gevolgen van de afwezigheden van de werknemer voor zowel de organisatie van het bedrijf als zijn of haar collega's.


Bespreek ten slotte de redenen van de afwezigheden en hou in gedachte dat het uw doel blijft om oplossingen te vinden. Het is belangrijk te weten of deze al dan niet werkgerelateerd zijn.

Hoe kan een goede communicatie met de werknemer bevorderd worden?

Een luisterend oor is ongetwijfeld de sleutel tot een goed verloop van het verzuimgesprek.

  • Laat de werknemer zonder onderbreking aan het woord.

  • Toon je betrokken en veroordeel de werknemer niet.

  • Wees voorzichtig in de toon die u aanslaat. Het is echter niet de bedoeling dat de werknemer zich  bedreigd zou voelen.

  • Vraag de medewerker niet om rechtvaardigingen: hij zal ze u geven als hij zich op zijn gemak voelt en als hij meent dat ze u aanbelangen. De details van de medische problemen van uw werknemers zijn uw zaak niet. Arbeidsgeneeskunde is verantwoordelijk voor medische zaken. Verwijs de werknemer er zo nodig naar en focus op de redenen die met het werk te maken kunnen hebben.

  • Zoek samen naar oplossingen en vergeet zeker niet dat die des te meer aanvaard zullen worden als ze van de werknemer zelf komen.

Hoe sluit je het verzuimgesprek af?

Het gesprek moet eindigen met duidelijke afspraken die een consensus tussen u en de werknemer vormen.

U moet ook duidelijk zijn over de gevolgen als de werknemer zich niet aan wat overeengekomen werd zou houden.

Denk aan een follow-up gesprek om de balans met de werknemer op te maken. Dit zal een gelegenheid zijn om na te gaan of de afspraken vruchten afwerpen, maar ook om bepaalde wijzigingen aan te brengen indien dit nodig blijkt te zijn. 

Er kan ook een ander gesprek worden gepland als u van mening bent dat het tijdstip waarop dit eerste verzuimgesprek plaatsvindt niet het meest geschikte is.


Tot slot, wanneer blijkt dat de afwezigheden van een werknemer na het verzuimgesprek verminderen, feliciteer hem/haar dan persoonlijk en face-to-face! 

De organisatie van verzuimgesprekken is een essentieel onderdeel van uw beleid ter bestrijding van verzuim. Als deze bijeenkomsten op de juiste manier gevoerd worden, kunt u een dialoog aangaan met vaak afwezige werknemers uit uw bedrijf en een consensus vinden om de situatie te verbeteren, zodat uw verzuim op lange termijn kan dalen!
 

SITE Strip Background.png

Medicheck NV
Sinter-Goedelevoorplein 5, 1000 Brussel
Contact: contact@medicheck.io

  • LinkedIn - White Circle
  • Facebook - White Circle
  • YouTube - Cercle blanc