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L'entretien d'absentéisme : pourquoi,

pour qui et comment ?

Par Vanessa Pontet

Aborder le sujet de l’absentéisme avec ses travailleurs peut être difficile. Pourtant, lorsqu’on fait face à des absences fréquentes, il est essentiel de pouvoir contextualiser cet absentéisme, de déterminer s’il est lié aux conditions de travail des travailleurs, et de trouver des solutions pour y remédier.
Medicheck fait le point sur la manière de conduire un entretien d’absentéisme mais également sur les raisons qui peuvent vous amener à l’organiser.

Pourquoi mener un entretien d’absentéisme ?

Chaque année, on observe une augmentation croissante du nombre d’absences liées à des tensions d’ordre physique ou psychologique sur le lieu de travail. 


L’entretien d’absentéisme est crucial car il vous permettra de déterminer quelles sont les causes des absences fréquentes de vos travailleurs et si elles sont liées à leurs conditions de travail ou à des problèmes de santé récurrents sur lesquels vous pouvez agir.


Cet entretien est également l’occasion d’expliquer au travailleur les difficultés engendrées par ses absences. D’une part, les absences fréquentes d’un travailleur ont un impact sur ses collègues directs. Ils doivent se réorganiser pour intégrer les tâches de la personne absente à leur travail quotidien. Ces adaptations incessantes peuvent être une cause importante de fatigue, de démotivation et de stress, pour des travailleurs qui ne sont, eux, pas absents.


D’autre part, l’organisation de l’entreprise souffre également de ses absences à répétition. Elles engendrent des coûts importants, et peuvent entraîner une atteinte à la réputation de l’entreprise en cas de retard ou de collaborations rendues difficiles avec les clients.


Enfin, ce moment d’échange peut également être l’occasion de faire prendre conscience au travailleur de la fréquence de ses absences. 

Pour quel collaborateur ?

Certains travailleurs ne seront jamais concernés par un entretien d’absentéisme, tout simplement parce qu’ils ne sont jamais ou très rarement absents. De manière générale, on considère  que la moitié des travailleurs ne sont jamais absents.


L’entretien d’absentéisme ne doit donc concerner que les travailleurs dont les absences sont fréquentes ou longues et représentent un problème pour l’entreprise.
Les critères qui vous amèneront à organiser un entretien absentéisme dépendent de vous, de la réalité du terrain et de votre expérience. Nous vous recommandons de baser votre décision sur des
données chiffrées et objectives qui vous permettront d’assurer un traitement juste de tous vos travailleurs. 


Un entretien d’absentéisme peut également être organisé de manière systématique pour les travailleurs à leur retour d’une absence de plus d’un mois. Cette rencontre constitue alors un outil de réintégration pour le travailleur et permet de diminuer le risque de rechute.

A quel moment l’organiser ?

L’entretien d’absentéisme doit être organisé au moment du retour au travail du collaborateur. Accorder le temps nécessaire à cet échange est essentiel. Le moment le plus opportun dépendra donc de vos agendas respectifs et ne correspondra donc pas toujours avec le jour du retour au travail.


Dans tous les cas, nous vous déconseillons d'organiser cet entretien pendant l’incapacité du travailleur. Il est important de laisser aux travailleurs l’occasion de se reposer et de profiter de sa période d’incapacité pour récupérer et revenir dans les meilleures conditions possibles. Cela ne signifie pas pour autant qu’il est interdit de prendre contact avec ses travailleurs absents ; bien au contraire, dans certains cas garder le contact peut même faciliter la reprise au travail et diminuer le risque de rechute. 

Quels sujets aborder ?

Gardez à l’esprit que l’objectif de cet entretien est de comprendre les raisons des absences et de trouver des solutions pour améliorer la situation pour le travailleur, ses collègues et l’entreprise. Rester neutre est donc essentiel.


Il peut être intéressant de commencer en présentant de manière factuelle les chiffres de l’absentéisme du travailleur. Il est, en effet, fréquent que les travailleurs ne réalisent tout simplement pas la quantité et la fréquence de leurs absences. Cet entretien peut donc être l’occasion d’une prise de conscience.


Vous pouvez ensuite évoquer les conséquences des absences du travailleur tant sur l’organisation de l’entreprise que sur ses collègues.


Enfin, pensez à aborder les raisons des absences, en rappelant bien que la volonté est de trouver des solutions. Il est important de savoir si celles-ci sont liées, ou non, au travail.

Comment favoriser une bonne communication avec le travailleur ?

Privilégier l’écoute est sans aucun doute la clé pour favoriser le bon déroulement de l’entretien d’absentéisme.

  1. Laissez le travailleur s’exprimer sans l’interrompre.

  2. Montrez-vous impliqué, sans juger le travailleur.

  3. Prenez garde au ton que vous employez ; le travailleur ne doit pas se sentir menacé.

  4. Ne demandez pas au travailleur des justifications ; il vous les donnera s’il se sent en confiance et s’il pense que cela vous regarde. Les détails des problèmes médicaux de vos travailleurs ne vous concernent pas. La médecine du travail est compétente pour les questions d’ordre médical. Si besoin, renvoyez le travailleur vers celle-ci et concentrez-vous sur les motifs qui peuvent être en lien avec le travail.

  5. Cherchez des solutions ensemble et gardez en tête qu’elles seront d’autant mieux acceptées si elles viennent du travailleur.

Comment conclure l’entretien d’absentéisme ?

L’entretien doit se terminer sur des accords clairs, qui constituent un consensus entre vous et le travailleur.


Vous devez également être clair sur les conséquences en cas de non-respect par le travailleur de ce qui a été convenu entre vous.


Pensez à prévoir un entretien de suivi, afin de faire le point avec le travailleur. Ce sera l’occasion de vérifier si les accords portent leurs fruits, mais également d’y apporter certaines modifications si nécessaire. 
Un autre entretien peut aussi être prévu si vous sentez que le moment auquel a lieu ce premier entretien d’absentéisme n’est pas le plus opportun.


Enfin, lorsqu’à l’issue de l’entretien d’absentéisme, les absences d’un travailleur diminuent, félicitez-le personnellement et en face-à-face ! 

L’organisation d’entretiens d’absentéisme est un élément essentiel dans votre politique de lutte contre l’absentéisme. Bien menées, ces rencontres vous permettront d’ouvrir le dialogue avec les collaborateurs fréquemment absents dans votre entreprise et de trouver un consensus pour améliorer la situation, afin de diminuer votre absentéisme sur le long terme !

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