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La récolte de données :

Une étape essentielle de votre politique

de gestion de l'absentéisme

Poser le bon diagnostic d’absentéisme au sein de votre entreprise est une étape essentielle dans la définition d’une politique efficace de lutte contre l’absentéisme. Celui-ci vous permettra de dresser l’état des lieux de la situation et de définir des axes d’améliorations.


L’élaboration d’un tel diagnostic nécessite de collecter un certain nombre de données relatives à l’absentéisme dans votre entreprise. Quelles informations collecter et comment procéder ? Medicheck vous oriente dans cette démarche.

Quelles données récolter et pourquoi ?

Voici une liste d’informations que nous vous recommandons d’enregistrer pour chaque travailleur de l’entreprise:

  • Son profil, régulièrement mis à jour (son département ou service, sa fonction, son équipe, son supérieur hiérarchique direct etc…

  • Le nombre de journées théoriques travaillées

  • Le nombre de journées d’absence

  • Le nombre de journées d’absence pour maladie

  • Le nombre de journées d’absence pour maternité

  • Le nombre de journées d’absence pour congés autorisés (selon la politique de votre entreprise)

  • Les dates de début et de fin de chaque période d’incapacité

  • Le type d’incapacité (accident du travail, maladie, hospitalisation…)

  • Les raisons d’incapacité

Une fois ces données enregistrées, elles vous permettront de calculer différents indicateurs nécessaires à la pose du bon diagnostic absentéisme de votre organisation. Ces calculs peuvent être réalisés pour chaque travailleur mais également par service de votre entreprise. Vous pourrez ainsi mettre en évidence des situations spécifiques à certaines équipes ou certaines catégories de métier qui nécessitent une intervention de votre part.


Vous pourrez ainsi calculer :

  • La répartition des absences pour maladie selon leur durée

  • Le taux d’absentéisme

  • La fréquence d’absentéisme

  • La longueur moyenne des absences

  • Les périodes sensibles concernant l’absentéisme (par exemple, certaines semaines de l’année montrent-elles systématiquement un absentéisme plus élevé ?)

Comment récolter ces données ?

La récolte de ces données peut sembler laborieuse de prime abord, surtout si vous envisagez de l’effectuer de manière manuelle. La digitalisation des démarches liés à l’absentéisme de votre entreprise vous permettra de centraliser toute l’information, d’éviter les erreurs et de surveiller de manière globale l’absentéisme au sein de votre entreprise. 

C’est pourquoi, chez Medicheck, nous avons créé MyCertificate. Cet outil permet de digitaliser la collecte des certificats d’incapacité de travail. MyCertificate offre à vos travailleurs une méthode simple et unique pour transmettre leurs certificats médicaux et vous permet de centraliser l’information et d’en disposer d’une manière simple et efficace. Plus besoin de courir après les certificats de vos travailleurs, de les scanner, de les encoder dans vos systèmes RH et de tirer des statistiques en fin de mois !

Vous souhaitez digitaliser

votre gestion des certificats médicaux ?

Des partenariats existent également entre Medicheck et certains développeurs de logiciels RH pour vous permettre d’automatiser les actions liées à l’absentéisme et comme la demande de Checks médicaux.


Quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, un suivi minutieux de votre absentéisme est essentiel car il vous permettra d’appliquer vos mesures de lutte contre l’absentéisme de manière objective et équitable pour tous vos travailleurs.


Par exemple, grâce à ces outils, la décision de contrôler une période d’incapacité et pas une autre n’est plus personnelle ou basée sur des critères subjectifs mais est le résultat de la collecte de données par le système, qui identifie automatiquement les absences trop fréquentes ou trop longues.

Quelles mesures prendre grâce aux nouvelles données récoltées ?

Identifiez les points d’amélioration

Ces données, une fois récoltées, vont vous permettre un meilleur suivi de votre absentéisme mais aussi de mettre en lumière certaines situations qui nécessitent de prendre des mesures


Ainsi, ces informations pourront vous permettre d’identifier des travailleurs aux absences fréquentes. C’est alors l’occasion de les rencontrer lors d’un entretien d’absentéisme pour comprendre le contexte de ses absences, et trouver des solutions pour améliorer la situation.


Un travail similaire peut également être effectué au niveau de chaque département de votre entreprise ; si certains services comptent plusieurs travailleurs qui sont fréquemment absents, il existe peut-être un problème structurel qui nécessite une intervention de votre part.


Centraliser la collecte de ces informations représente également un gain de temps non négligeable. Vous pourrez dès lors investir ce temps gagné dans d’autres activités RH à plus haute valeur ajoutée.

Adaptez et surveillez l’efficacité des mesures déjà en place pour lutter contre l’absentéisme

Si vous souhaitez mettre en place une politique de gestion de l’absentéisme basée sur des critères objectifs, ces informations sont essentielles. Par exemple, vous pourrez vous en servir pour déterminer quelles périodes d’incapacité nécessitent un Check médical en fonction de la durée des absences des travailleurs, ou les travailleurs pour lesquels un entretien d’absentéisme s’impose, en fonction de la fréquence de leurs absences.


Grâce à ces données, vous pourrez également juger si il est nécessaire d’ajuster certaines politiques déjà mises en place. Ainsi cela peut être l’occasion d’adapter les critères objectifs qui donnent lieu à un Check médical pour qu’ils correspondent davantage à la réalité de votre entreprise. A l’aide d’un suivi précis de l’absentéisme de vos travailleurs, vous pourrez également déterminer s’ils pourraient profiter d’adaptations de leurs conditions de travail, ou de formations spécifiques. Cela vous permettra aussi de connaître l’effet de telles actions sur votre absentéisme, pour identifier lesquelles sont les plus efficaces, et lesquelles méritent d’être revues.

Communiquez avec l’ensemble de votre organisation sur l’absentéisme

Un meilleur suivi de votre absentéisme vous permet enfin un meilleur reporting auprès d’autres décideurs de votre organisation. Vous pourrez ainsi suivre de près les effets de votre politique RH au sein de votre entreprise et communiquer sur son succès ou ses points d’amélioration auprès de votre hiérarchie.


Enfin, communiquer sur le sujet de l’absentéisme permettra à vos travailleurs de prendre conscience de son impact sur l’organisation de l’entreprise. Vous pourrez alors expliquer quels sont les impacts de l’absentéisme sur l’efficacité de l’entreprise, combien coûtent les absences, et pourquoi pas présenter des projets qui auraient pu être lancés si de tels surcoûts avaient été évités.


La collecte de données est donc essentielle pour poser le bon diagnostic de l’absentéisme au sein de votre entreprise. Grâce à ces données vous pourrez mettre en lumière les points d’amélioration et surtout définir une politique de gestion de l’absentéisme efficace et adaptée à la réalité de votre entreprise.

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